Công tác văn thư, lưu trữ giữ một vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp và hệ thống các cơ quan Đảng, Nhà nước... Văn thư lưu trữ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc hằng ngày của mỗi cơ quan, đơn vị.

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, hầu hết các cơ quan, tổ chức nhà nước, đơn vị sự nghiệp đều có lộ trình, kế hoạch hành động và các chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và áp dụng trong công tác văn thư, lưu trữ nói riêng, phục vụ mục đích quá trình chuyển đổi số.

1. Công tác văn thư được chú trọng và từng bước hiện đại hóa

Hàng năm, đơn vị đã chủ động ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các khoa, phòng trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể viên chức, người lao động nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm, đồng thời thống nhất trong chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước của ngành, đặc biệt về tăng cường sử dụng văn bản điện tử, ký văn bản và phát hành văn bản điện tử, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong thời kỳ cách mạng công nghiệp và chuyển đổi số.

Công tác quản lý con dấu, sổ đăng ký văn bản đến – đi được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định. Cán bộ làm công tác văn thư đã được phân công rõ ràng, cơ bản nắm vững nghiệp vụ và thực hiện tốt chức trách được giao.

Việc tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản được thực hiện đúng quy trình, đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định hiện hành. Hầu hết các đơn vị trực thuộc đã sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, ứng dụng chữ ký số trong ban hành văn bản điện tử, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.

2. Công tác lưu trữ có nhiều chuyển biến tích cực

Việc thu thập, phân loại, chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ được các đơn vị thực theo đúng quy định pháp luật trong công tác lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu chuyên môn và hành chính được lập đầy đủ, sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, thanh tra và giải quyết công việc.

Ứng dụng công nghệ công tin vào việc sắp xếp lưu trữ văn bản đảm bảo các công cụ tra cứu, quản lý trên phần mềm quản lý kho lưu trữ số, Trong quá trình khai thác tìm kiếm cung cấp dữ liệu các công đoạn đều bằng trên máy ví tính, góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đảm bảo thông tin phục vụ kịp thời công tác điều hành và phục vụ công tác chuyên môn.

Việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện đúng theo Điều 28 của Luật Lưu trữ và các văn bản quy định hiện hành.

Đơn vị bước đầu áp dụng công nghệ số trong quản lý tài liệu lưu trữ, tiến tới xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử, tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ công vụ.

3. Kết luận

Thời gian qua trong bổi cảnh chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị đã đạt được những thành quả nhất định. Nổi bật hơn cả là 100% viên chức, người lao động đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến và sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để trao đổi thông tin văn bản nội bộ; 100% văn bản đi, văn bản đến, phát hành qua môi trường điện tử, ký số; đã số hóa tài liệu lưu trữ của đơn vị. Phần nào đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, người tiếp nhận kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác,... Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mền đảm bảo chính xác, kịp thời./.

Nguyễn Thị Anh Đào - Phòng HC-TH.